10 ferramentas digitais que todo gestor de RH deve conhecer

Há diversas ferramentas digitais disponíveis para gestores de RH que simplificam e aprimoram o trabalho

A pandemia da Covid-19 acelerou a transformação digital de uma forma inimaginável, afetando diversos setores, inclusive, a gestão de Recursos Humanos. Com a repentina transição para o trabalho remoto, os profissionais tiveram que se adaptar e mitigar os impactos. Essa tendência, longe de retroceder, deve se intensificar. Assim, é fundamental que gestores de RH conheçam ferramentas digitais específicas para otimizar suas atividades.

De um dia para o outro, as equipes (exceto dos serviços essenciais), se viram isoladas em casa, sem saber quando retornariam ao escritório. Ao mesmo tempo, as demandas continuaram, então, videochamadas, reuniões virtuais e grupos no WhatsApp se tornaram parte do cotidiano. Esse movimento acelerou a adoção de tecnologias em um período de tempo muito mais curto do que o previsto, como apontou pesquisa da FGVCia.

Embora o pior tenha passado, o mundo do trabalho nunca mais foi, nem será o mesmo. Hoje, pessoas trabalham para e de qualquer lugar do planeta. Mas como lidar com processos triviais, mas importantes, como assinatura de documentos, contratações e pagamentos? A resposta está nas ferramentas digitais.

Além do armazenamento em nuvem, é essencial garantir eficiência e segurança nas operações. Por exemplo, converter PDF em Word, um procedimento simples, porém crucial para manter o fluxo de trabalho contínuo. A seguir, apresentamos 10 dessas soluções para otimizar sua gestão de RH e garantir resultados confiáveis.

Uma das ferramentas digitais para gestores de RH é o SmallPDF

O Smallpdf é uma solução versátil para lidar com documentos em formato PDF. Deste modo, oferece uma variedade de ferramentas úteis não apenas para profissionais de RH como outras pessoas usuárias. Só para exemplificar, o programa traz, entre outras funcionalidades:

Converter PDF para diferentes formatos

Sabe aquele contrato que precisa editar? Ou, a tabela em PDF que precisa de novos cálculos? Você pode convertê-la usando o SmallPDF. Um dos recursos é a conversão dos arquivos PDF em Word, Excel, PowerPoint e JPG, e vice-versa. Algo especialmente útil para converter documentos importantes em formatos editáveis ou compartilháveis.

Editar PDF

Outro recurso importante é permitir que você adicione texto, formas, imagens e anotações à mão livre aos seus PDFs. Desta forma, é ideal para a colaboração online em documentos com vários editores.

Assinar PDF

Uma das principais preocupações dos gestores de RH é a segurança e veracidade das informações. Logo, o SmallPDF viabiliza a criação de assinaturas eletrônicas para contratos. Da mesma forma, é possível solicitar as mesmas assinaturas de forma fácil e segura.

Comprimir PDF

A depender da extensão do arquivo, seu tamanho não permite  compartilhamento por canais comuns de comunicação, como WhatsApp e mesmo e-mails. Pelo menos, não sem perder a qualidade. A solução é comprimir o arquivo para, assim, enviá-los mais rapidamente.

Proteger ou desproteger PDF

Um ponto também relacionado à segurança é a adição das senhas de proteção e, ao mesmo tempo, remover criptografia de arquivos PDF, conforme necessário.

Ferramentas para controle de ponto digital

Para gestores de RH, é importante simplificar o controle e conferência da assiduidade da equipe. Felizmente, contam com aplicativos específicos para controle de ponto digital, como o Tangerino. Pelo app, dá para acompanhar, por exemplo, o expediente, além de contabilizar horas trabalhadas conforme a legislação trabalhista.

Software de Gestão de RH

Claro que não dá para faltar uma dessas, né? Afinal, é indispensável contar com uma plataforma que colete e analise dados com segurança. Uma das recomendadas é a Sólides que utiliza inteligência artificial, além da People Analytics, estava voltada para atração, recrutamento, administração, desenvolvimento e retenção de talentos.

Ferramentas digitais para gestores de RH incluem o controle de tarefas

Para não se perder em meio aos afazeres e responsabilidades, use softwares como Trello, Asana e Runrun.it. Essas plataformas permitem controlar tarefas, desenvolver projetos e acompanhar o progresso da equipe em um único aplicativo.

Cuide da saúde mental do colaborador

Uma das atribuições do RH é assegurar o bem-estar dos profissionais. Uma das ferramentas digitais para isso é o Vitalk, que oferece atendimento psicológico online. A assistente virtual aplica escuta empática e sugere exercícios respiratórios para, por exemplo, controlar a ansiedade e aliviar o estresse.

E-mail corporativo

Ainda que existam outras formas de comunicação, o e-mail corporativo é aquele clássico que nunca morre. Seja para um assunto mais formal ou informal, vale contar com uma plataforma que facilite a gestão e disparo dos e-mails, tanto para toda a equipe quanto para selecionar setores ou funcionários específicos.

Intranet e portal corporativo

De modo geral, a intranet interliga departamentos e unidades, centralizando informações em servidores. Além de sustentável (sem uso de papel), permite, por exemplo, que a matriz acesse dados das filiais e mantenha informações organizadas e atualizadas.

Business Model Canvas

O Business Model Canvas, também conhecido como Quadro de Modelo de Negócios, é uma ferramenta visual de análise das principais áreas de uma empresa. Assim, auxilia na criação, teste ou revisão do modelo de negócio.

A projeção visual das áreas e relações é fundamental para identificar fontes de receita, ofertas ao mercado, recursos, parcerias, clientes e outras questões relevantes.

Basecamp

O Basecamp é mais uma das ferramentas digitais que todo gestor de RH deve conhecer, neste caso, para gerenciamento de projetos. Em resumo, facilita a organização de fluxos de trabalho, emissão de relatórios e cronometragem de atividades. Embora não tenha versão gratuita, oferece uma gama completa de funcionalidades, incluindo atividades, projetos, bate-papos e calendários.

Monday.com

Por fim, o monday.com é uma ferramenta colaborativa cuja base é o chamado “pulse”, que pode representar tarefas, clientes, projetos e outras opções. Para utilizá-la, o primeiro passo é escolher um modelo adequado às necessidades da empresa. A plataforma é intuitiva e permite personalização de diversos itens, como colunas, textos, números e links.

Em resumo, existem diferentes ferramentas digitais para gestores de RH que facilitam e otimizam o trabalho. Neste cenário em evolução que não deve retomar ao tradicional, qualquer atualização é indispensável para não ficar para trás!