Série indicadores – 10 boas práticas no processo de acompanhamento
Vamos para a última etapa do PCA?
Nos últimos 2 artigos, verificamos o processo de planejamento e construção dos indicadores. Neles aprendemos um pouco da lógica de desenvolvimento e como podemos utilizar metodologias simples para construir indicadores fortes e assertivos para os nossos projetos.
Artigo 1 →
Série “Indicadores – Do Caos à Mensuração” – Apresentação
Artigo 2 →
Série Indicadores – Planejamento e Construção
Hoje, focaremos na etapa de ACOMPANHAMENTO destes indicadores para que eles sejam frequentemente analisados durante o ciclo do projeto.
Vamos juntos?!
Acompanhamento sem neura!
Realizar o acompanhamento de indicadores pode se tornar um processo complexo quando não temos eles bem definidos e estruturados. Realizar o passo a passo apresentado no artigo 2, irá facilitar o desenvolvimento do plano de monitoramento e avaliação de seu projeto.
Relembre abaixo as duas “chaves do sucesso” que conversamos anteriormente:
- Desenvolvimento da teoria da mudança com os 4 níveis: atividades, resultados, objetivo e impacto
- Desenvolvimento do marco lógico com indicadores SMART (específico, mensurável, atingível, relevante e temporal)
Dando continuidade neste raciocínio, apresentarei abaixo 10 boas práticas para a construção de um modelo de plano de monitoramento e avaliação apresentado pela metodologia Project Dpro, contudo, com algumas adaptações que realizo em meu dia a dia:
- Utilize o marco lógico como a sua base para a construção do plano, você deverá utilizar a seguinte ordem dentro de uma planilha:
2.
Ao lado dos
indicadores você irá incluir 4 colunas que irão trazer informações extremamente relevantes sobre: Fonte verificação, Tipo de Dado, Frequência e Responsável:
Veja abaixo o que corresponde cada uma delas:
a.
Fonte de verificação: Aqui você deverá incluir os materiais que serão consultados para verificar se as metas dos indicadores foram alcançadas.
Exemplo:
– Indicador de atividade: 3000 estudantes presentes durante os 4 workshops
– Fonte de verificação: Relatório de presença
b.
Tipo de dado: Aqui é onde aprendemos a moldar e ponderar os tipos de dados que estamos coletando. Os dados poderão ser:
– Qualitativos
– Quantitativos
– Quali e Quanti
c.
Frequência: Aqui é onde você colocará a frequência de coleta dos dados.
Exemplo:
– 1 vez ao final do projeto
– Mensalmente
– Ao final de cada workshop
– 3 anos após o encerramento do projeto
d.
Responsável: Toda linha deverá ter um responsável, para que ele verifique o indicador, realize as aplicações e registre os dados e informações.
3. Preencha os quadros da mesma forma como você desenvolveu a teoria da mudança e o marco lógico: de baixo para cima
4.
Inclua uma coluna de METAS ao lado dos indicadores, isso irá tornar a sua planilha VIVA e com melhor visibilidade dos números do projeto.
Exemplo de escrita:
Indicador SMART: 2 workshops sobre a temática de reciclagem com o ensino médio até fevereiro de 2023
Separando a meta do indicador:
Meta – 2
Indicador: – Aplicação de workshops sobre a temática de reciclagem com o ensino médio até fevereiro de 2023
Veja abaixo como ficaria a planilha:
5. Verifique se as fontes de verificação estabelecidas fazem sentido com a sua realidade. Muitas vezes é neste momento que notamos que o nosso plano de monitoramento e avaliação está ficando muito CARO e podemos ajustar para que caiba em nosso orçamento! (Este é um ponto chave para que tire do seu vocabulário que realizar o monitoramento é algo caro e por isso não irá fazer!)
6. Lembre-se que Objetivo e Impacto faz parte do que chamamos de AVALIAÇÃO e poderá ser coletado/avaliado APÓS a finalização do projeto. Desta forma, escolha bem os responsáveis para que eles estejam disponíveis no período OU realize o que chamamos de “Gestão de conhecimento” para que consiga passar todas as informações para futuros responsáveis.
7. Semanalmente ou diariamente (a depender do cronograma de seu projeto) realize a atualização deste quadro para que consiga acompanhar o andamento do projeto.
8. Escolher dados QUALITATIVOS ou QUANTITATIVOS deverá ser de forma ESTRATÉGICA. Atualmente, estamos em um momento onde precisamos ter EQUILÍBRIO para atender as necessidades de mostrar as transformações e também o impacto numérico de nossas ações!
9. É sempre importante que os indicadores do projeto estejam alinhados com os indicadores institucionais! Faça aquele “de/para” de forma que consiga enxergar a importância daquele indicador no controle institucional.
10. Parece óbvio quando construímos um indicador SMART que as metas precisam ser ALCANÇÁVEIS, contudo, nem sempre isso é respeitado. Lembre-se que de nada adianta vendermos um projeto MARAVILHOSO com PROMESSAS GRANDES, se não temos recursos humanos e financeiros, além de um cenário adequado para este tipo alcance!
Bônus: Clique no botão abaixo e acesse um modelo simples e inicial para começar a rascunhar o seu plano de monitoramento e avaliação!